Libro de inventarios y balances

Es el libro en el que se anotarán y registrarán todos los inventarios que la empresa realiza bajo su firma y responsabilidad como reflejo de todo lo que posee la empresa o negocio para su funcionamiento y desarrollo. Por su aspecto legal y técnico este libro es obligatorio y principal defoliación simple (enumeración de folios). El Art. 37 de Código de Comercio determina que el Libro de Inventarios y Balances se iniciará reflejando el Inventario que deberá formar el comerciante o propietario del negocio al inicio de sus actividades comerciales especificando lo siguiente: 1° La relación exacta del dinero, valores, derechos (créditos por cobrar), bienes muebles e inmuebles que son de su pertenencia y que los pone al servicio del funcionamiento y desarrollo de su empresa o negocio, de esta manera constituye su Activo. 2° La relación exacta de las obligaciones (deudas) que contrae con proveedores y terceros apreciados en su valor real los cuales constituyen su Pasivo. 3° Marcará la diferencia (resta) entre el activo y el pasivo cuyo resultado reflejara el CAPITAL con el que inicia sus operaciones comerciales y financieras. Para efectos tributarios, únicamente deben llevar este libro aquellas entidades obligadas a llevar contabilidad completa.

Plazo de atraso en el caso del Libro de Inventarios y Balances:

Tratándose de deudores tributarios pertenecientes al Régimen General de Impuesto a la Renta: tres (3) meses desde el día hábil siguiente al cierre del ejercicio gravable. Clases de Inventarios -Inventario Inicial.- Es el que se realiza al inicio de la operaciones comerciales. Para empresas que por primera vez inician actividades se realizará en la fecha que inicia operaciones mientras que para empresa en marcha se deberá efectuar al inicio del período económico (02 de Enero de cada año). -Inventario de Situación o Especial.- Es el que se practica en cualquier época del año, esencialmente por circunstancias especiales como por ejemplo: robo, sustracciones, pérdidas, desastres naturales, etc. -Inventario Final o del Ejercicio.- Es aquel que se realiza al finalizar el período económico (31 de Diciembre de cada año) y es el que nos sirve para determinar la re apertura de los Libros para el ejercicio siguiente.

Formatos

El libro de Inventarios y Balances que entró en vigencia desde el 01.07.2010, es el Formato 3 y está integrado por 19 anexos (algunos de los cuales se muestran a continuación) y vienen a ser como resúmenes que muestran el detalle de cada cuenta (subcuenta) con que está estructurado dicho libro. Si no hubiese información para alguno de ellos no es necesario el llenado. El libro de Inventario y Balances deberá contar con la siguiente información para el llenado:  Contar con datos de cabecera,  De manera legible, sin espacio, ni líneas en blanco, interpolaciones o enmendaduras, ni señales de haber sido alteradas. Utilizar el Plan Contable General Empresarial vigente en el país ,Totalizar sus importes por cada Folio, columna o cuenta contable, hasta obtener el total general del periodo o ejercicio gravable, según corresponda. Lo indicado no será exigible a los libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, en los cuales la totalización se efectuará finalizado el período o ejercicio. En moneda nacional y en castellano, salvo las excepciones por el código tributario. En este caso en el Libro de Inventarios y Balances en particular deberá ser firmado al cierre de cada período o ejercicio gravable, según corresponda, por el deudor tributario o su representante legal, así como por el Contador Público Colegiado o el Contador Mercantil responsables de su elaboración.

Ejemplo de formato 3.1